Waarom wel of geen Office 365 kiezen

27 augustus, 2019
dotxs

Microsoft biedt met Office 365 al hun applicaties en diensten aan in een abonnementsvorm. Eerder diende je elke versie los kopen en zelf voor opslagruimte zorgen. Waarin verschilt Office 365 nu eigenlijk met de ‘normale’ Office? Is Office 365 voor ieder bedrijf geschikt? Waarom wel of niet? We zetten het graag voor je op een rij in een blogreeks over Office 365, beginnend bij dit artikel: waarom Office 365?

Wat is Office 365?

Office 365 is een abonneeservice waarmee je altijd de meest recente versie van Office (of een onderdeel van Office) krijgt. Een standaard Officepakket bevat de bekende toepassingen die ieder bedrijf wel gebruikt, zoals Word, PowerPoint en Excel. Daarnaast zijn er nog veel meer toepassingen (denk aan SharePoint, Access, Visio,) die Microsoft via Office 365 aanbiedt.

En de “gewone” Office?

Office is ook verkrijgbaar als eenmalige aankoop. Dat betekent dat je vooraf eenmalig betaalt om Office-toepassingen op één computer te installeren. Eenmalige aankopen zijn beschikbaar voor zowel pc’s als voor Macs. Het grote nadeel van de eenmalige aankoop is dat je geen upgrade krijgt, tenzij je er (dure) Software Assurance bij aanschaft. Dus als je de volgende versie wil, dien je deze wéér voor de volledige prijs kopen.

Voordelen van Office 365

Office 365 biedt over het  het algemeen veel voordelen. Alleen al in de manier waarop je het afneemt, maar ook qua gebruik. We noemen hier de vier grootste voordelen.

  1. Office op meerdere apparaten te installeren

Bij de meeste versies van Office 365 mag je programma’s zoals Word, Excel en Powerpoint op meerdere apparaten installeren. Handig wanneer je met meerdere apparaten werkt.

Office 365 Business-, Business Premium- en ProPlus-abonnees kunnen Office installeren op maximaal vijf pc’s of Mac’s, vijf tablets en vijf smartphones. Je kunt hybride Windows-apparaten, zoals de Microsoft Surface Pro, rekenen als een pc of tablet.

  1. Samenwerken in de cloud van Microsoft

Samenwerken met bijvoorbeeld OneDrive gaat gemakkelijk als de hele organisatie werkt met Office 365. Het is dan mogelijk om samen in documenten te werken in de cloud zonder daarbij allerlei versies aan te hoeven maken.

  1. Altijd de laatste versie

Je krijgt altijd de laatste versies van de officeprogramma’s. Zoals hieronder benoemd bij de nadelen kan dit echter ook voor problemen zorgen.

  1. Schaalbaarheid

Office 365 is makkelijk op- en af te schalen. Je betaalt voor wat je nodig hebt en wanneer je dat nodig hebt.

Schaalbaarheid is een groot voordeel: u kunt eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen.

Nadelen van Office 365

Hoewel het tot nu toe alleen maar voordelig lijkt om Office 365 te gebruiken, kleven er natuurlijk ook nadelen aan. Niet in alle gevallen is Office 365 de geschikte keuze. We noemen hier vier redenen waarom Office 365 geen goede keuze kan zijn.

  1. Office 365 vereist internet

Internettoegang is vereist voor de installatie en activatie van de nieuwste versies van Office-suites en alle Office 365-abonnementen. Voor Office 365-abonnementen is internettoegang ook vereist om je abonnementsaccount te beheren, zodat je bijvoorbeeld Office kunt installeren op andere pc’s of je factureringsgegevens kunt wijzigen. Verder heb je internettoegang nodig om bij je documenten in OneDrive te kunnen, tenzij je de desktop-app van OneDrive installeert.

Je dient ook regelmatig verbinding maken met internet om je Office-versie up-to-date te houden en automatische upgrades uit te voeren. Als je niet ten minste één keer in de 31 dagen internetverbinding hebt, zal de functionaliteitsmodus van je toepassingen verminderen. Dit betekent dat je je documenten kunt bekijken en afdrukken, maar niet kunt bewerken of nieuwe kunt maken. Om je Office-toepassingen opnieuw te activeren, hoef je alleen maar verbinding te maken met internet.

Voor het gebruik van de Office-toepassingen, zoals Word, Excel en PowerPoint, heb je geen internetverbinding nodig omdat deze op de computer worden geïnstalleerd.

  1. Documenten tijdelijk onbereikbaar

Microsoft garandeert 99,9% uptime. Dat klinkt alsof je 24/7 toegang hebt en daar streeft Microsoft natuurlijk naar. Maar in de praktijk betekent het dat je documenten mogelijk drie kwartier per maand onbereikbaar zijn. Uitgaande van het meest pessimistische scenario: ‘als er iets mis kan gaan, dan gaat het echt mis – op het slechtst denkbare moment’. Soms is 99,9% niet acceptabel.

  1. Je gegevens staan mogelijk niet in Nederland

Microsoft garandeert alleen dat je gegevens binnen de Europese Unie opgeslagen worden. Maar het kan zijn dat je documenten op een server in Ierland terechtkomen, of in Finland of Oostenrijk. Als het belangrijk is dat je gevoelige gegevens door de Nederlandse wetgeving beschermd dienen worden, dan adviseren wij om geen gebruik te maken van Office 365.

  1. Niet compatibel met andere software door verplichte updates

In sommige versies is upgraden naar de laatste versie van Office verplicht. Aangezien Office tegenwoordig vaak een integratie heeft met andere software kan dit voor problemen zorgen. Die software dient wel compatibel zijn met de laatste versies van Office.

Blogreeks over Office 365

Dit artikel is het eerste deel van een reeks over Office 365, waarin we de vele mogelijkheden bespreken binnen dit ontzettend uitgebreide pakket. Houd de dotXS-blog in de gaten voor meer informatie over bijvoorbeeld de verschillen tussen Office 365-abonnementen, Sharepoint, het eenvoudiger en sneller uitrollen van Office 365 (bijvoorbeeld met behulp van Okta) en nog meer.

Persoonlijk advies over Office 365?

Al met al is de vraag of Office 365 geschikt is voor jouw organisatie sterk afhankelijk van de situatie. Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Office? Wil je persoonlijk advies over welke oplossing de beste is? Heb je ondersteuning nodig bij het uitrollen van Office 365? Neem contact met ons op, wij helpen je graag verder.

Neem contact met ons op

Terug naar overzicht